Wednesday, March 22, 2017

BCAEA AGM March 10th 2017

Minutes  of  the  Annual  General  Meeting BC Anthropomorphic  Events  Association March  10,  2017.

Attendance Directors:

Tony  -  President
Mediar  -  Secretary
Rain  Rat

8  members  of  the  Association

New  Community  Representative:​ 

The  Board  welcomed  Rain  Rat,  who  was  elected  by the  staff  to  take  on  the  one-year  Community  Representative  position  on  the  Board.  His position  will  run  until  VancouFur  2018.

2016-17  Retrospective: ​ Tony  reported  that  the  year  has  been  challenging  for  the  board and  staff,  but  we  have  been  forced  to  face  internal  issues  that  have  improved  the organization  as  a  whole.  These  challenges  have  kickstarted  development  of  the  Policy Manual.  We  have  also  encouraged  greater  communications  by  expanding  our  social media  presence,  with  a  Twitter  account  for  announcements  and  Telegram  presence along  with  two  blogs  and  a  website.  

A  member  suggested  that  we  advertise  the  Telegram  chat  more  widely,  and  the  board generally  agreed  with  that  idea.

The  convention’s  email  system  has  been  moved  onto  a  Google-based  not-for-profit email  system  to  improve  communications  overall.

It  was  noted  that  the  Board  has  been  expanded,  though  due  to  resignations  there  are two  open  seats.  One,  for  a  position  that  would  end  in  2017,  will  be  filled  by  election  at that  time  along  with  the  position  that  will  be  vacated  by  Aphinity  at  the  end  of  his  second term.  The  second,  which  would  expire  in  2018,  is  in  the  process  of  being  filled  by  the board.

Questions  were  taken  on  this  report.  One  query  was  in  regards  to  how  the  board functions  in  a  situation  where  the  Convention  Chair  is  a  member  of  the  board.  It  was explained  that  the  Director  serving  as  Chair  would  recuse  from  convention-related issues,  but  would  be  welcome  to  discuss  and  vote  regarding  other  issues. 

One  member raised  concerns  with  the  volunteer  forms  on  the  VancouFur  website;  this  was  referred  to staff.

Financial  Report: ​ Tony  discussed  the  finances  of  the  BCAEA.  The  entirety  of  the convention’s  income  is  derived  from  VancouFur  once  yearly,  and  all  surplus  funds  are placed  into  the  BCAEA  account  as  a  contingency  and  for  use  to  support  other  events  in the  Vancouver  anthropomorphic  community.  The  majority  of  the  convention’s  expenses through  the  year  at  present  are  for  payment  of  storage  fees.   At  the  time  of  the  meeting,  the  BCAEA  held  the  following:  $40,282  in  Coast  Capital Savings;  $14,944  in  PayPal.

2017-18  Planning:​  The  BCAEA  plans  to  expand  the  events  it  supports  in  the  coming year  to  expand  its  visibility  in  the  community  and  to  draw  local  members  in  to  become involved  with  VancouFur  through  the  year.  Plans  are  for  smaller  events  to  try  and expand  the  awareness  of  the  convention,  the  Board  and  the  need  for  volunteer  support.

At  present,  Pdawg  is  organizing  another  iteration  of  ElectroFuzz,  the  popular  dance events  held  previously,  planned  for  sometime  this  spring. 

Other  suggestions  include bowling,  barbecues,  a  potential  New  Years  event,  and  others  to  be  discussed  later.

Other  planned  activities  in  2017-18  include  continuing  to  build  the  policy  manual,  with hopes  of  having  that  and  more  useful  documentation  for  convention  staff  ready  within the  year.

Questions The  Board  welcomed  questions  and  comments  from  members:

A  question  involved  adult  art  at  the  convention.  Mediar  noted  that  the  board  has  given direction  to  check  the  identification  of  people  wishing  to  view  adult  art  or  to  attend potential  adult  sales  sections  in  the  future,  and  that  such  goods  must  be  kept  out  of  sight of  the  general  public. Mediar  noted  in  discussion  of  volunteers  that  the  convention  had  an  influx  before  the event  started,  especially  in  the  security  department.

A  member  commented  that  VancouFur  should  look  at  ways  to  automate  its  human resources  operations,  such  as  responses  to  volunteer  applications,  and  offered  to provide  connections. With  no  further  business,  the  meeting  was  adjourned.

No comments:

Post a Comment